W wielu firmach dystrybucyjnych należności śledzi jedna osoba, we własnym pliku, aktualizowanym ręcznie po każdej płatności. To działa, dopóki ta osoba jest na miejscu i pamięta o wszystkim.

Jak wygląda to dziś w praktyce

Plik z należnościami zwykle rośnie razem z firmą, ale sposób jego prowadzenia zostaje ten sam co na początku: ręczne wpisy, własny układ kolumn, własne skróty, zrozumiałe głównie dla osoby, która go prowadzi.

• Płatność trzeba wpisać ręcznie po jej zaksięgowaniu, więc zawsze jest jakieś opóźnienie między wpłatą a aktualizacją pliku.

• Warunki płatności różnią się między klientami, a pamiętanie ich wszystkich zależy od jednej osoby.

• Plik zwykle nie jest połączony z systemem sprzedaży, więc nowa faktura nie pojawia się tam automatycznie.

To nie jest kwestia staranności. Nawet bardzo dokładna osoba prowadzi taki plik w pojedynkę, a to samo w sobie jest ryzykiem, niezależnie od tego, jak dobrze go prowadzi.

Co to ryzyko oznacza konkretnie

Najbardziej widoczna konsekwencja to przeoczona płatność: faktura, która powinna zostać przypilnowana, ginie w rosnącym pliku. Mniej widoczna, ale poważniejsza, to brak zastępstwa. Kiedy ta osoba jest na urlopie, choruje albo odchodzi z firmy, wiedza o tym, kto ile jest winien i na jakich warunkach, wychodzi razem z nią.

W firmie, która rośnie i dokłada kolejnych klientów, ten sam plik z każdym miesiącem robi się trudniejszy do ogarnięcia przez jedną osobę, nawet jeśli nikt tego jeszcze nie odczuł jako problem.

Wspólny, bieżący obraz należności

Warstwa Data Hub łączy należności bezpośrednio z systemem sprzedaży, więc nowa faktura i każda płatność są widoczne od razu, nie po ręcznym wpisaniu. Business Intelligence pokazuje, które płatności są przeterminowane i u kogo, w jednym miejscu dostępnym dla więcej niż jednej osoby.

Wiedza o należnościach przestaje być wtedy przypisana do jednej osoby i jednego pliku, a staje się częścią systemu, z którego korzysta cała firma.

Od czego zacząć

Nie od razu od pełnej automatyzacji. Od sprawdzenia, jak dziś wygląda śledzenie należności u Was i ile pracy wymagałoby połączenie tego z systemem sprzedaży. To wychodzi w pierwszej rozmowie.

Więcej o pracy z danymi w dystrybucji piszemy na stronie Dystrybucja B2B i hurt. Zakres i ceny znajdziecie w ofercie.

Compatibility Audit to dwadzieścia do trzydziestu minut, bez faktury i bez prezentacji sprzedażowej. Jeśli okaże się, że dane sprzedażowe nie pozwalają dziś sensownie połączyć tego z należnościami, powiemy to wprost.