Food cost policzony w arkuszu prawie zawsze się nie zgadza z tym, co wychodzi po inwentaryzacji. Nie dlatego, że ktoś się pomylił w liczeniu. Dlatego, że trzy zbiory danych, które są do tego potrzebne, żyją osobno i nikt ich nie uzgadnia na bieżąco.

Trzy zbiory danych, które żyją osobno

Żeby policzyć, ile naprawdę kosztuje to, co sprzedaliście, potrzebujecie trzech rzeczy naraz.

• Co kupiliście i za ile. To jest po stronie zakupowej, w fakturach, często w skrzynce mailowej i w pliku PDF.

• Z czego składa się każda pozycja z karty. To są receptury, zwykle w osobnym arkuszu, aktualizowane rzadziej niż karta.

• Co faktycznie sprzedaliście. To jest po stronie sprzedaży, w innym formacie i w innej nomenklaturze.

Każdy z tych zbiorów jest poprawny u siebie. Problem zaczyna się przy zestawieniu, bo ten sam składnik nazywa się inaczej na fakturze, inaczej w recepturze i inaczej w systemie sprzedaży. Ktoś musi te nazwy dopasować ręcznie, a przy każdej zmianie dostawcy albo karty robi to od nowa.

Dochodzi do tego, czego arkusz zwykle w ogóle nie widzi: straty, odpisy, porcje kontrolne, wydania na próby i różnice w porcjowaniu między zmianami. To są pozycje, które w skali miesiąca potrafią zjeść kilka punktów procentowych.

Co trzeba połączyć, żeby liczba była wiarygodna

Wiarygodny food cost wymaga wspólnego słownika, nie lepszego arkusza.

• Jeden identyfikator składnika, ten sam po stronie zakupów, receptur i magazynu.

• Receptury jako dane, nie jako plik, który ktoś pamięta zaktualizować.

• Sprzedaż powiązana z recepturą, żeby dało się przejść od pozycji na paragonie do zużycia składników.

• Osobne miejsce na straty i odpisy, bo bez nich liczba zawsze będzie zaniżona.

• Ta sama definicja food cost dla wszystkich lokali, uzgodniona i zapisana.

Ostatni punkt jest najczęściej pomijany, a rozstrzyga najwięcej. Jeśli jeden lokal wlicza do food cost opakowania, a drugi nie, to porównanie między nimi nic nie znaczy, choćby oba liczyły starannie.

Ćwiczenie w arkuszu a stały proces

Jednorazowe policzenie food cost w arkuszu ma sens. Daje punkt odniesienia i zwykle pokazuje, gdzie jest największy problem. Ale ma dwie cechy, przez które nie nadaje się do prowadzenia lokalu na co dzień.

Po pierwsze, jest kosztowne w czasie. Ktoś poświęca na to kilka godzin, zwykle osoba, która jest bardziej potrzebna gdzie indziej. Po drugie, jest jednorazowe. Pokazuje stan sprzed miesiąca i nie mówi nic o tym, co dzieje się w tej chwili.

Stały proces wygląda inaczej. Dane wpadają same, uzgodnienie nazw dzieje się raz i potem działa, a liczba jest dostępna wtedy, kiedy jej potrzebujecie, nie wtedy, kiedy ktoś znajdzie czas. Zmienia się też rola człowieka: zamiast składać liczbę, patrzy na odchylenie i decyduje, co z nim zrobić.

Od czego zacząć

Nie od wdrożenia wszystkiego naraz. Od sprawdzenia, czy Wasze dane zakupowe i sprzedażowe da się w ogóle ze sobą powiązać, i jak dużo pracy wymaga ujednolicenie nazw. To wychodzi w pierwszej rozmowie.

Szerzej o pracy z danymi w sieciach lokali piszemy na stronie Wielolokalowa gastronomia. Co dokładnie wchodzi w Data Hub i Business Intelligence oraz ile to kosztuje, znajdziecie w ofercie.

Compatibility Audit to dwadzieścia do trzydziestu minut, bez faktury i bez prezentacji sprzedażowej. Jeśli okaże się, że danych jest za mało albo są zbyt niespójne, żeby liczba była wiarygodna, powiemy to od razu.